A veces es necesario ver para creer. El caso de Vivirse con HubSpot podría ser el tuyo: centralidad de datos, herramientas y resultados.
Vivirse es una agencia especializada en brindar oportunidades de estudiar inglés en el extranjero. Lo que los distingue es su enfoque único, reflejado en su lema "somos tu familia en el exterior"; su diferenciación radica en ofrecer un acompañamiento personalizado tanto antes, durante como después de los viajes, ya sea para estudiar o para trabajar.
¿Cuál era su necesidad?
Antes de implementar HubSpot, Vivirse no contaba con un sistema de gestión de contactos (CRM), sino que utilizaba hojas de cálculo parciales y algunas herramientas aisladas para administrar sus procesos, clientes y ventas. Por ejemplo, utilizaban Google Sheets para listar la información de sus compradores y Active Campaign para gestionar leads.
En otras palabras, las áreas de ventas, soporte y marketing trabajaban de manera aislada tanto externa como internamente. Esto ocurría porque, en un principio, solo trabajaban dos personas, pero luego el equipo creció y se requería una visión más general de las métricas del negocio para crecer.
Al vivir en una realidad tan descentralizada y poco clara, en términos organizacionales, la estrategia de nutrición de leads en sí se veía afectada y desdibujada. La única acción de estas características era un simple newsletter.
La atención al cliente estaba un poco más desarrollada 一claro, porque brindaban asistencia y acompañamiento físico y virtual a las personas que los contrataban一 pero no contaban con procesos que les permitiera adelantarse, prever o agilizar eventualidades.
Las soluciones que aportó HubSpot
A partir de una gran cantidad de ventas que tuvieron en un Black Friday, la empresa aceptó la necesidad de una herramienta que les ayudara en ciertos puntos. Así fue como dieron con HubSpot.
Lo que más requerían era una solución que les permitiera tener a todos los clientes en una misma base de datos y les posibilite gestionarlos de forma ordenada. Además, querían una integración con WhatsApp.
La empresa decidió implementar el CRM de HubSpot, incluyendo el Marketing Hub, el Sales Hub, el Service Hub y el Operations Hub.
Gracias a la unión de sus bases de datos en una misma plataforma, Vivirse pudo integrar procesos y obtener datos estratégicos que les dieron una visión global y tangible de su desempeño. También les permitió tener mayor información para entablar conversaciones asertivas con sus leads y hacer ofertas más personalizadas.
“Nosotros tenemos muchas listas de contactos, entonces tenemos que segmentarlo super bien y ver qué mensaje enviamos y a quién. En nuestro caso tenemos clientes de diferentes nacionalidades que van a diferentes países, por lo que entregar la información correcta es fundamental para que puedan tener una buena experiencia”. Óscar Giménez, Marketing Manager en Vivirse
Pudieron sumar herramientas que les permitieron ofrecer contenidos y promociones por WhatsApp, lo que resultó en la superación de sus objetivos en términos de satisfacción y de tiempo medio de respuesta.
Algunos de los resultados concretos que lograron son:
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Email marketing: más de 1.215.418 de mensajes enviados, con una tasa de apertura del 25% y un CTR de 9,25%.
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Pauta digital medida en resultados y en ROI.
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Más de 225 workflows activos para mejorar la experiencia del cliente y sus procesos de atención.
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Pipeline de ventas: más de 4,000 nuevos prospectos y 2,400 negocios cerrados, con más de 100% de aumento en la facturación en tres años de trabajo con HubSpot.
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Satisfacción de clientes: hoy en día tiene un porcentaje de 91% de experiencia positiva en personas recién llegadas a su destino y un 78% una vez transcurridos los primeros 30 días de estadía 一en los casos de puntajes menores a 80%, se entabla contacto automáticamente y se programan reuniones de seguimiento一.
“El porcentaje de éxito de las ventas se mide en relación al pipeline definido en Vivirse. Al principio queríamos maximizar el tiempo del vendedor en donde solo trabajaran los leads más calificados. Automatizando este proceso conseguimos un 20% de efectividad. Hoy en día, combinando una estrategia inbound y outbound, conseguimos 1000 leads calificados semanales y 3000 MQLs al mes”, Antonio Cárdenas, CEO de Vivirse.
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