5 claves para la planificación de proyectos [+infografía]

12/01/18 13:43

Los proyectos son el alma de las empresas. Su diseño y puesta en marcha motorizan el desarrollo, organizando el esfuerzo de tu equipo para cumplir con las metas y objetivos de tu negocio. ¿Cuáles son las claves para completar un proyecto con éxito?

Motivos por los que fracasa un proyecto

De acuerdo con un estudio realizado por la consultora PricewaterhouseCoopers, sólo el 2,5% de las compañías analizadas completaron exitosamente el 100% de sus proyectos. El estudio fue realizado sobre 10.640 proyectos de 200 empresas, distribuidas en 30 países diferentes. ¿Qué pudo haber salido mal?

Muchas cosas pueden fallar a lo largo del desarrollo de un proyecto. Entre las más comunes podemos mencionar:

  • Demoras en la finalización.
  • Excesos en los presupuestos iniciales.
  • Falta de personal calificado para las tareas.
  • Desentendimiento en las comunicaciones.

No sabemos exactamente cuáles serán las consecuencias de esas fallas para cada caso en particular, que dependiendo de la naturaleza y la dimensión del proyecto pueden llegar a ser catastróficas. Pero lo que sí sabemos con seguridad es que el factor común a todas ellas es la falta de planificación.

¿Cuáles son las claves de la planificación?

La mejor forma de evitar que un proyecto fracase es planificar cada uno de los aspectos que lo definen. Para llegar a buen puerto, sin importar su área de actuación, todo Project Manager tiene en cuenta las siguientes claves a la hora de planificar:

  1. La meta
  2. El equipo
  3. Los medios o recursos
  4. Las fechas límite
  5. El seguimiento

A continuación nos referimos un poco más acerca de cada una.

1. Meta

Todo proyecto tiene un propósito que define el éxito o fracaso del mismo. Sin una meta precisa, no será posible transmitir al equipo la relevancia de las tareas en pos del objetivo final, ni enfocar los recursos de forma clara y transparente.

Para definir las metas, existe un criterio muy efectivo y simple que se basa en el acrónimo "S.M.A.R.T.". Una meta u objetivo SMART debe ser:

  • Specific (específica)
  • Measurable (medible)
  • Attainable (alcanzable)
  • Relevant (relevante)
  • Timely (con una fecha definida)

Organizar nuestro proyecto alrededor de una meta SMART nos ayuda a minimizar los problemas típicos de una mala planificación.

2. Equipo

Nadie formaría un equipo de remo con luchadores de sumo, ni viceversa. Si bien el ejemplo puede parecer grotesco para hablar de errores en la formación de un equipo de trabajo, es suficientemente claro como para entender que no todas las metas pueden ser alcanzadas por el mismo grupo de personas.

Cada tarea dentro de un proyecto requiere de habilidades específicas que deben ser entendidas como piezas fundamentales para lograr el éxito de mismo. Claramente, esto no implica cambiar de empleados dependiendo cuál sea el proyecto de turno, pero teniendo en cuenta la magnitud de la empresa sí puede significar que:

  1. En empresas de mayor porte, se deba montar equipos interdisciplinarios específicos para cada proyecto, con especialistas de diferentes áreas.
  2. En empresas de menor porte, se pueda aprovechar las capacidades individuales de cada uno y asignarle las tareas que más se identifiquen con su perfil.

En cualquiera de los dos casos, el modelo de formación del equipo es dinámico y tiende a extraer lo mejor de cada miembro.

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3. Medios/Recursos

Generalmente, se piensa en medios y recursos como sinónimo de disponibilidad económica para realizar un proyecto. Pero no todo se resume a dinero. Si bien muchos proyectos fracasan por falta de apoyo monetario o dependen en gran medida de él, no es el único "requisito" para el éxito.

Importantes proyectos han fracasado, entre otras causas, por falta de tecnologías adecuadas, materiales específicos, aprobaciones gubernamentales o hasta por no existir acuerdos entre las diferentes partes involucradas.

Si bien las condiciones y contextos iniciales pueden cambiar a lo largo del desarrollo del proyecto, a la hora de iniciar la panificación, es imprescindible tener la seguridad de que se contará con los medios y recursos necesarios para continuarlo hasta el fin.

Un error muy común es iniciar los proyectos esperando que en el transcurso del mismo las condiciones se generen de forma mágica, o aparezcan de manera espontánea los recursos que no estaban disponibles inicialmente. Esto no hace más que desperdiciar tiempo, dinero y lleva directo al fracaso.

4. Fechas límite

Quien ya estuvo involucrado de alguna forma en la planificación de un proyecto, con seguridad escuchó hablar de "timings", "cartas de Gantt" y "deadlines". Para algunos, son espadas que cuelgan del calendario esperando a caer sobre la cabeza de algún responsable de una tarea. Muy lejos de ello, estas nociones son elementos clave en la organización del flujo de trabajo.

La fijación de fechas límite, o "deadlines", permite saber en qué momento tiene que ser concluida una tarea a fin de que otra pueda comenzar sin demoras. El principal problema con los "deadlines" aparece cuando no son realistas, es decir, cuando no se tiene en cuenta la real dimensión de qué debe ser realizado. Subestimar el tiempo de ejecución de una tarea puede disparar una catarata de demoras que acabe por derrumbar toda la planificación de un proyecto.

5. Seguimiento

Ampliamente conocido por su anglicismo "follow up", el seguimiento es una pieza de importancia inestimable a la hora de planificar y ejecutar un proyecto. En condiciones ideales podría parecer una pérdida de tiempo, pero en un ambiente de trabajo normal y realista es un aliado fundamental del éxito.

A lo largo de un proyecto es clave definir puntos de verificación o "check points" que permitan evaluar la evolución del mismo y, más importante aún, tomar acciones correctivas en caso de que fuera necesario.

Lamentablemente, a lo largo del tiempo el "follow up" ha ganado mala prensa por ser un tanto incómodo para quien lo ejecuta y algo molesto para quien tiene que responder las indagaciones propias de ese proceso; pero esto no debe opacar el gran beneficio que aporta al normal desenvolvimiento de las tareas de un proyecto.

El seguimiento no requiere grandes recursos o preparativos. Un simple llamado o un correo en el momento correcto y a la persona cierta pueden confirmar el normal desarrollo de una tarea, o destrabar una situación conflictiva que amenace su ejecución.

Sin fórmulas mágicas

Grandes empresas, con especialistas de renombre y recursos casi ilimitados, han visto sus proyectos truncados por errores de planificación. No existen fórmulas mágicas capaces de garantizar el éxito de un proyecto, pero sí es posible trabajar seriamente en estas 5 claves.

Cuanto más tiempo y recursos sean dedicados a refinar la planificación, mayores serán las chances de alcanzar cualquiera de nuestros objetivos.


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Guillermo Fresinga

Escrito por Guillermo Fresinga

Gestión de proyectos y procesos en titular.com

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