Multitasking: pocas habilidades tienen tan buena prensa como ésta. Pero, ¿es realmente la mejor manera de llevar adelante la ejecución de nuestras tareas diarias?
Los problemas del multitasking
Actualmente, las empresas valoran mucho a alguien que es capaz de realizar varias tareas a la vez. Sin embargo, no siempre se repara en que para hacerlo es necesario repartir permanentemente la atención entre todas esas tareas, y que ello puede llegar a perjudicar nuestra productividad.
La capacidad atencional del ser humano es limitada, y exigirla al límite puede tener efectos colaterales, tanto en el desempeño de nuestras actividades como en nuestra salud. ¡La multitarea nos estresa!
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Facundo Manes sostiene acerca del multitasking que “existe evidencia científica de que las personas que funcionan con esa modalidad se dispersan más cuando pasan de una a otra”. Y agrega: “Contrariamente a lo que uno podría imaginar, son más propensos a quedarse pegados a estímulos irrelevantes y, por lo tanto, a distraerse fácilmente”
Esto es comparable al rendimiento de un CPU, cuya eficiencia y velocidad de respuesta disminuyen conforme se ejecutan más y más tareas.
La mejor manera de combatir esa sobrecarga es establecer una secuencia de actividades en función de las características y limitaciones que las definen. Es decir, priorizar.
El método G.U.T. de priorización de tareas
Para poder priorizar tareas, es fundamental conocer:
- Cuáles son esas tareas.
- Qué importancia o impacto tienen.
- Qué plazo de tiempo existe para resolverlas.
- Qué sucede si no se las atiende.
- Cuánto tiempo demanda ejecutarlas.
- Si se dispone de los recursos necesarios.
Existen numerosas formas de conjugar estos factores y analizarlos, pero uno de ellos destaca del resto por presentar un interesante equilibrio entre simplicidad y profundidad del análisis: el método G.U.T.
Las siglas del método G.U.T. se corresponden con los criterios que evalúa: Gravedad, Urgencia y Tendencia. Cada uno de ellos puede asociarse a alguno de los factores fundamentales indicados en el párrafo anterior:
- Gravedad: qué importancia e impacto tienen las tareas.
- Urgencia: qué plazo de tiempo existe para resolverlas.
- Tendencia: qué sucede si no se las atiende.
La aplicación del método es muy sencilla y puede resumirse en 5 pasos elementales:
- Generar una lista detallada de las tareas.
- Asignar puntaje según Gravedad.
- Asignar puntaje según Urgencia.
- Asignar puntaje según Tendencia.
- Definir la prioridad según el puntaje total.
A continuación, explicamos en qué consiste cada uno de estos pasos.
1. Generar una lista detallada de las tareas
Si bien parece una obviedad, y hasta innecesario, este paso apunta a explicitar las tareas en una lista real (en papel o en un procesador de texto). A veces la aparente simplicidad de la lista hace perder de vista detalles que se hacen evidentes al plasmarlos en un medio físico o electrónico.
Cuanto más detallada sea la descripción de la tarea, más datos se tendrán a la hora de evaluar los criterios de priorización.
2. Asignar puntaje según la gravedad
En este punto debemos determinar para cada tarea cuál es el valor que mejor la define en cuanto a su importancia o impacto:
- No reviste gravedad.
- Poco grave.
- Grave.
- Muy grave.
- Extremadamente grave.
3. Asignar puntaje según la urgencia
Aquí es preciso establecer cuál es el margen de tiempo del que se dispone para realizar la tarea antes de que las consecuencias de no hacerlo se manifiesten:
- Mucho tiempo.
- Bastante tiempo.
- Poco tiempo.
- Muy poco tiempo.
- Sin tiempo.
4. Asignar puntaje según la tendencia
En este paso debe evaluarse qué sucederá con la situación actual si no se toma ninguna acción referente a la tarea:
- No sucederá nada
- Empeorará a largo plazo
- Empeorará a mediano plazo
- Empeorará a corto plazo
- Empeorará muy rápidamente
5. Definir la prioridad según el puntaje total
Con todos los puntajes asignados, sólo resta efectuar una simple operación matemática que nos indicará qué tareas son las más comprometidas y requieren con mayor urgencia nuestra atención.
El puntaje total de cada tarea se calcula multiplicando los valores de gravedad, urgencia y tendencia.
Puntaje Total = Gravedad x Urgencia x Tendencia
De esta manera, ordenando las tareas según su puntaje total, de mayor a menor, habremos armado una lista priorizada.
Tiempo de ejecución y recursos
Cuando nos referimos a la sigla y los factores relacionados con cada una, dejamos por fuera dos aspectos muy importantes que ahora retomaremos: el tiempo de ejecución de una tarea y los recursos necesarios para ejecutarla.
A la hora de procesar la lista priorizada, es muy importante tomar en consideración estos dos aspectos. Por ejemplo: si una tarea se encontrara entre las de puntaje más alto y su tiempo de ejecución fuera significativamente mayor al de otra con puntaje menor y con nivel de importancia similar, puede ser una buena estrategia ejecutar en primer lugar la que insume menos tiempo. Supongamos que tenemos estas dos tareas:
- Elaborar una declaración de impuestos con vencimiento al día siguiente.
- Enviar un mail cancelando una reunión importante con directivos de la empresa que está programada para el día siguiente.
En condiciones similares de gravedad, urgencia y tendencia, enviar el mail antes de comenzar a hacer la declaración puede resultar mucho más eficiente.
En cuanto a la disponibilidad de los recursos necesarios, ¿quién no comenzó una tarea sin verificar previamente si contaba con todos los elementos que precisaría para completarla?
Muchas veces se vuelve necesario dividir un trabajo en subtareas debido a su extensión. Aún en estos casos, para favorecer la concentración y organización de nuestros esfuerzos es conveniente terminar con lo que se comenzó.
Cuando existan tareas con puntajes similares pero no se disponga de todo lo necesario para ejecutar una de ellas por completo, es recomendable priorizar la otra. Por eso, tener cada recurso al momento de empezar puede marcar la diferencia.
Simple, fácil y efectivo
Pocas herramientas de este tipo pueden explicarse tan fácilmente y ser aplicadas de forma inmediata como el método G.U.T. Con 3 letras, 5 números y una simple operación matemática es posible organizar tus actividades de manera rápida y efectiva.
Para hacerlo aún más sencillo, preparamos una plantilla de priorización que te ayudará a implementarlo hoy mismo en tu día a día. Descargala debajo y comenzá a organizar tu trabajo siguiendo los principios de orden que propone esta metodología.
Y recordá: no es necesario hacerlo todo a la vez, sino hacer cada cosa a SU vez.
