Automatización del marketing: ¿qué son los workflows de HubSpot?

19/07/18 13:50

Las herramientas de software nos alivian la carga de trabajo para que podamos enfocarnos en lo que más importa: las personas. En este post hablamos de los workflows en la plataforma de marketing de HubSpot.

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Disparar acciones relevantes en el momento justo, según un determinado contexto: en ello se basa el éxito de la automatización del marketing. Combinando análisis de datos con el contexto, los workflows de HubSpot contribuyen a escalar los esfuerzos de marketing de las empresas.

Pero, ¿qué es realmente un workflow?

Workflows: qué son y para qué sirven

Un workflow es un "flujo de trabajo" o conjunto de acciones que son ejecutadas en base a una condición inicial. Esas condiciones iniciales se denominan "disparadores", y pueden responder a diversos criterios:

  • Propiedades de un contacto (p. ej., etapa del ciclo de compra).
  • Propiedades de una empresa (p. ej., cantidad de empleados o de filiales).
  • Propiedades de un negocio (p. ej., fecha de cierre).
  • Pertenencia a una lista (p. ej., contactos que visitaron la web en la última semana).
  • Envío de formularios (p. ej., aquellos que descargaron cierto contenido).
  • Actividad de email (p. ej., contactos que cliqueraon un link de un correo).
  • Visualización de páginas (p. ej., contactos que vieron su página de precios).
  • Situación de workflows (p. ej., contactos que ya completaron un determinado workflow).
  • Call-to-Actions (p. ej., si vieron o no, o cliquearon o no un CTA en particular).

Véalo así: sus contactos no solo leen los correos que le envía, sino que también visitan su sitio web, leen sus artículos del blog e interaccionan en sus redes sociales.

Mediante la herramienta "workflows" es posible utilizar los datos de comportamiento de sus contactos para disparar acciones de marketing y ventas relevantes a cada contexto.

Los workflows de HubSpot pueden utilizarse, entre otras cosas, para automatizar tareas de nutrición de leads y completar funciones internas. La herramienta permite ejecutar numerosas acciones en momentos determinados, e incluye la capacidad de utilizar pruebas lógicas para realizar acciones específicas en base a la forma en que un contacto haya interactuado con su sitio o contenidos.

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Algunas de las acciones que pueden ejecutarse mediante el uso de workflows son las siguientes:

  • Enviar un correo de seguimiento con una oferta prometida cuando un contacto completa un formulario.
  • Definir propiedades de contactos o empresas en forma masiva dentro del CRM.
  • Enviar un correo con contenidos adicionales si hicieron alguna descarga puntual, o visitaron alguna sección del sitio en particular.
  • Copiar propiedades de contactos a propiedades de empresas (y viceversa) en el CRM.
  • Definir una propiedad de contacto interna de manera automática
  • Notificar a los usuarios del sistema cuando un contacto realiza determinada acción.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar workflows?

Entre las diversas aplicaciones y ventajas de utilizar los workflows, destacamos las siguientes.

Sinergia entre Marketing y Ventas

Es sabido que las metas de los equipos de marketing y ventas están intrínsecamente ligadas a la captación de clientes. Los workflows pueden ayudar a crear una fuerte relación entre los responsables de ambas áreas dentro de su empresa.

A través de la herramienta de "workflows" el equipo de marketing puede configurar notificaciones internas para los representantes de ventas cuando un lead se torna más calificado o interactúa de alguna forma que requiera de un seguimiento inmediato, contribuyendo directamente al cierre de negocios.

Por ejemplo, puede crearse un "workflow" que envíe un email a un representante de ventas cuando algún lead perteneciente a su zona solicita una demostración o cliquea en un link que detalla los precios de sus servicios.

Nutrición de leads

Cada uno de los leads que llegan a su base de datos es un ser humano con la expectativa de tener una buena experiencia al visitar su sitio o leer sus correos.

Por eso, cuanto más personalizada y relevante sea esa experiencia, mayor será la posibilidad de que ese lead quiera comprar o contratar un servicio con su empresa. Hoy en día, ese nivel de individualización es esencial para que las acciones de marketing puedan ser efectivas.

Un workflow permite crear cadenas de nutrición altamente personalizadas para un segmento de sus contactos o un contacto en particular. Un ejemplo de este tipo de workflow sería uno que envíe un correo con un caso de estudio a quien visitó una sección de la web, o un video explicativo de sus productos/servicios a quien visitó determinadas páginas o cliqueó en "más detalles" en un email, para interesarlos en solicitar una demostración o un presupuesto.

¿Cuál es el futuro de los "workflows"?

El inbound marketing consiste fundamentalmente en atraer clientes con contenido útil y relevante, entregando el mensaje adecuado a la persona correcta y en el momento justo. Un workflow ayuda a lograr este propósito con simples secuencias de reglas, basándose en datos de los contactos para ejecutar acciones predeterminadas.

Sin embargo, los avances tecnológicos en los campos de la inteligencia artificial, el machine learning y el big data, permiten vislumbrar un futuro no muy lejano en el que los workflows sean definidos por el sistema y definan qué contenido compartir con cada contacto según su grado de interacción o contexto.

Y es posible, incluso, que el sistema pueda generar los contenidos por sí mismo. Vedant Misra, miembro del departamento de inteligencia artificial y machine learning en HubSpot, ha dicho que en el futuro "las máquinas nos ayudarán a producir contenido. Ellas sugerirán elementos de valor para incluir en el contenido que se esté generando. El control ejecutivo permanecerá con los creadores, pero los procesos de idea y producción se irán automatizando".

Automatización: cambiar cantidad por calidad

Existe una idea -algo apocalíptica- de que las máquinas irán reemplazando al ser humano en todas sus funciones, hasta que quedemos desplazados y excesivamente ociosos. Sin embargo, lo que hemos visto hasta ahora es que la creciente automatización de tareas nos permite dedicarnos de lleno a las actividades que realmente precisan de nuestro discernimiento y análisis cualitativo.

Al final de cuentas, cuanto más automaticemos los procesos repetitivos y tediosos, más oportunidad tendremos de enfocarnos en aquellas cosas que requieran de la supervisión, el criterio y la calidez de un ser humano.

Nuevo llamado a la acción

Guillermo Fresinga

Escrito por Guillermo Fresinga

Gestión de proyectos y procesos en titular.com

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