Cómo automatizar los procesos de ventas, marketing y soporte con HubSpot

En este posteo te mostraremos un tutorial de cómo automatizar procesos de venta, marketing y soporte.

¿Cansado de que tu equipo pierda tiempo en tareas casi operativas que les quitan eficiencia? Nosotros también, por eso impulsamos a que nuestros clientes opten por HubSpot para trabajar sus procesos de ventas,marketing y atención al cliente. Esta plataforma de soluciones digitales para empresas tiene muchas herramientas que hacen de su software uno muy conveniente para negocios de todo tipo. Los casos de éxito hablan por sí solos.

En este artículo detallaremos la forma de automatizar con HubSpot los procesos de ventas, marketing o atención al cliente. ¿Qué puedo hacer con este software y cómo lo llevo adelante?

Workflows: procesos de ventas, marketing y atención al cliente más ágiles 

Una de las herramientas más importantes de HubSpot es la automatización de tareas. Con ella se puede establecer parámetros para la inscripción o actualización automática de información sobre contactos, empresas y negocios, y también se pueden ordenar acciones. Es posible trabajar desde tickets de atención al cliente hasta cotizaciones. 

Veamos paso a paso cómo automatizar tus procesos.

#1 Crear un nuevo workflow

El primer paso es acceder a tu cuenta HubSpot e ir a la sección de automatizaciones. Podrás encontrarla en la barra superior del menú.

Ahí deberás hacer clic en Crear workflow y, en este tutorial, crearemos uno desde cero.

#2 Analizar el objetivo

Entonces, se va a abrir una pantalla donde aparecerán distintas opciones de workflows. Las cuatro primeras son las más comunes y se aplican a los tipos de registros principales de la plataforma (contactos, empresas, negocios y tickets). Estas opciones lo que identifican es el tipo de registro que se utilizará como base para la ejecución de las acciones.

Hacemos clic en el primero (en nuestro caso de prueba) y dejamos seleccionada la opción “Workflow en blanco”.

#3 Construir

Entonces, comenzamos a armarlo. 

Tenemos varios elementos:

• El desencadenante es la condición o criterio que activará todo el proceso, los registros (contactos en este caso de ejemplo) pasarán por este WF (Workflow) si cumplen con esos requerimientos iniciales. Por ejemplo, podría ser el envío de un formulario. Entonces tocamos el botón naranja del centro, buscamos la opción envío de formulario y elegimos el form que hemos trabajado dentro de HubSpot. Sí, toda la plataforma está integrada para que tu empresa sea una red, y no un conjunto de células sueltas.

• Luego de establecer el desencadenante, debemos inscribir la acción a tomar haciendo clic en el signo más. Puede ser desde enviar un correo interno a una persona del equipo hasta la creación de una solución ramificada (si ocurre X cosa, que pase tal otra), normalmente conocidas como “If/Then”. En particular se puede agregar: retrasos temporales de la acción, envíos de notificaciones internas, mails y mensajes al contacto, la creación de información (tareas, fichas de contacto, etcétera), la inscripción del contacto en cierta lista, la edición de propiedades del contacto y mucho más.

• Después podemos establecer otra acción. Por ejemplo, si antes pusimos una orden para que al contacto se lo sume a una de las listas del CRM, ahora podremos poner una acción para notificar a una persona del equipo de ventas. Luego, una ramificación “sí/entonces” (if/then), en la que se establezca que, si el contacto formaba parte de cierta lista, se le envíe determinado mail y, si no era el caso, otro tipo de correo.

• Luego, se pueden sumar más acciones (cuántas sean necesarias) hasta llegar al final.

Un ejemplo podría verse así:

Y, más adelante…

Esto mismo podríamos hacer con muchas otras acciones. Por ejemplo, se podría establecer que, ni bien un contacto del CRM pase a cierta categoría, se le envíe un determinado correo electrónico, se notifique internamente al equipo y se active una tarea. 

Sigue un ejemplo de un WF de nutrición más complejo con diferentes puntos de contacto con el usuario según su interacción con los correos/contenidos:

Las opciones son casi infinitas.

Anexo

Si tuviste problemas en encontrar algún punto de la explicación y quieres programar un workflow, te recomendamos que mires el siguiente video, que responderá tus dudas y te mostrará en tiempo real todo el proceso:

Pasos finales

Luego, podemos pasar a la pestaña Configuración, en donde podremos determinar la temporalidad del workflow, para el caso que queramos que esté activo solo en ciertos momentos del día. Es un sistema muy útil para poder enlazar con campañas, con promociones y demás momentos que requieren ciertas modificaciones en un cierto lapso de tiempo.

La siguiente pestaña es Metas. Allí podremos establecer objetivos y leer métricas de resultados. Esto es muy recomendable para cualquier equipo de ventas, marketing o atención al cliente para poder mejorar y ajustar aspectos de todo el proceso de automatización, siempre teniendo en cuenta que la comunicación debe estar enraizada en lo humano.

Finalmente, una sección en donde podremos ver todas las modificaciones al archivo, el autor y la hora, para mayor control y seguridad del progreso. También es muy útil para comprender cambios en los resultados y/o errores en el proceso de programación.

Nota final: es importante que sepas que, para trabajar las automatizaciones, debés estar inscripto en un  plan Pro, o superior. 

No dudes en consultarnos

Si necesitas ayuda para gestionar tu cuenta de HubSpot o sospechas que no estás sacándole todo el potencial que tiene, podés contactarte con nosotros haciendo click debajo. En Titular.com ofrecemos capacitación y gestión de la plataforma para todo tipo de empresas. No solamente somos partners del gigante tecnológico, sino que también tenemos años de experiencia trabajando con su software.