Una guía paso a paso para armar un calendario editorial flexible y colaborativo en Google Calendar.
Un calendario editorial es una herramienta de trabajo habitual para quienes trabajamos con contenidos. En esencia, se trata de un calendario de publicación en el que detallamos todo lo que necesitamos para organizar la planificación y elaboración de contenidos de un blog.
Hay muchas maneras de armarlo. Pero cuando el trabajo es mucho, lo mejor es buscar una solución que sea a la vez útil y sencilla. Yo encontré esa solución en Google Calendar.
Google Calendar es gratuito, intuitivo y se puede gestionar tanto desde una computadora como desde un teléfono. Adicionalmente, muchas empresas ya lo utilizan porque forma parte de GSuite, lo cual facilita la socialización de nuestro trabajo con otros miembros del equipo.
Con un poco de tiempo y creatividad podemos utilizar Google Calendar para armar un calendario editorial flexible y colaborativo. Revisá los pasos e ideas que comparto a continuación para empezar.
Lo primero es definir qué vamos a publicar, y cada cuanto tiempo. Esto es algo que establecemos en el plan de contenidos, y puede incluir textos, videos, infografías o ilustraciones.
Una vez definidos los formatos y la frecuencia, es necesario decidir cómo vamos a calendarizar cada publicación. Google Calendar permite manejar muchos calendarios a la vez, y asignar distintos colores a cada uno.
Podemos crear un calendario por cada tipo de contenido que vayamos a publicar (posts del blog, videos, infografías, etc.), o, si gestionamos los contenidos de diferentes clientes en una sola cuenta, tener un calendario por cada uno de ellos.
Todo esto dependerá de nuestras necesidades.
El segundo paso es armar eventos para cada pieza de contenido que debamos publicar en una semana típica. Es decir, si la frecuencia de publicación en el blog será de dos veces por semana ⏤por ejemplo, los martes y los jueves⏤ crearemos un evento para el primero de esos días con un título genérico, como “Blogpost” o “Nuevo post”.
¿Por qué es mejor crear un evento, y no una tarea, o un recordatorio? Simple: los eventos tienen todas las funciones de las tareas y los recordatorios, pero también otras muy importantes que estos no. Entre ellas, la de programar avisos sucesivos, o invitar a otros a participar en el evento. Como veremos más adelante, estas funciones nos serán de utilidad.
Una vez armada la estructura para una semana, el próximo paso es extenderla hacia el futuro. En la configuración del evento podemos establecer cada cuánto se repetirá dicha publicación.
Siguiendo el ejemplo anterior, podemos configurar que la publicación se repita cada día elegido de cada semana, hasta una fecha determinada (o hasta el infinito). Esto creará en el calendario un evento recurrente.
Una vez que estén armados todos los eventos, podemos editar cada uno según haga falta. Por ejemplo:
Las ediciones en la configuración pueden hacerse para uno de los eventos en particular, o para toda la serie. Usualmente, los cambios mencionados se aplican solamente a una instancia; si existe alguna particularidad que aplique a todos los eventos, también puede establecerse antes de configurar su repetición (paso 3).
Una vez que todo esté listo, probablemente veamos muchos colores en nuestro calendario. En este punto es importante revisar bien lo que armamos y determinar de qué manera podemos aprovechar mejor todas las oportunidades que nos brinda la plataforma.
Google calendar es una herramienta poderosa, y puede llevarnos algo de tiempo descubrir cómo hacerla trabajar exactamente como necesitamos. Algunas ideas para tener en cuenta:
Creá tantos calendarios como necesites. Aprovechá esta función para organizar visualmente la información, teniendo distintos colores para diferentes clientes, proyectos, o etapas del embudo hacia las que se orienta tu contenido. Si creés que por eso tu agenda semanal se va a transformar en un caos, tené en cuenta que es muy sencillo despejarla: solo desmarcá los calendarios que no necesitás mirar en un momento determinado, y todos sus eventos desaparecerán.
No desestimes las tareas y recordatorios. Aprovechá la función Tareas para agendar actividades generales del trabajo editorial, como la revisión semanal de las piezas publicadas, o la actualización de los links internos del blog.
Adjuntos. Considerá la posibilidad de adjuntar archivos a los eventos con documentación relevante. Por ejemplo: la imagen de stock elegida para ilustrar un posteo.
Trabajo colaborativo. Compartí los calendarios con el resto del equipo editorial para que puedan trabajar de forma colaborativa sobre los documentos: sólo basta insertar un enlace al documento en la descripción del evento para que todos puedan ubicar el archivo y empezar a hacer cambios.
Siguiendo estos pasos podemos armar un calendario editorial completo, customizable y fácilmente compartible con el resto del equipo. Las posibilidades son muchas, pero la creatividad en cómo utilizamos las funciones de la plataforma es decisiva a la hora de valorar su utilidad.
Al final, lo importante es lograr que la tecnología nos agregue valor en nuestro trabajo diario, algo que a veces puede ser complicado en medio de tantas herramientas y soluciones. En eso, la practicidad tiene el peso de lo inevitable.