El trabajo a distancia es una tendencia que ha crecido mucho durante los últimos años. ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de coordinarlo?
En marketing digital, el trabajo remoto es una tendencia que crece, ya que permite conectar con talentos en distintas ciudades, y aprovechar sus habilidades a pesar de las distancias. Para los empleados, esto también significa que sus posibilidades de ser contratados se amplían, ya que pueden estar en el radar de algunas empresas fuera de su área, o incluso de otros países.
Por supuesto, existen actividades en las cuales este modelo de trabajo se adapta mejor que en otras. Pero en marketing digital es una alternativa perfectamente viable, independientemente del rol que la persona deba desempeñar.
Para los contratados, el trabajo remoto ofrece ventajas como:
- No trasladarse, evitando gastos y riesgos inherentes a la movilidad.
- Más tiempo libre, eliminando los tiempos muertos propios del viaje.
- Ambiente de trabajo controlado, con condiciones de temperatura, luz y ruido personalizadas.
- Flexibilidad horaria, ajustando los tiempos de trabajo según las necesidades.
Entre las desventajas típicas, encontramos:
- Dificultades para definir el límite entre el trabajo y el tiempo libre, producto de la flexibilidad horaria.
- Distracciones indeseadas (llamadas telefónicas, visitas, demandas familiares, etc.).
- Falta de contacto personal.
- Instalaciones inadecuadas (sillas, escritorios, ordenadores, etc.).
Cómo coordinar el trabajo remoto
Para un líder de proyecto o un gerente, coordinar un equipo de marketing en el que uno o varios de sus integrantes trabajan en forma remota puede ser un desafío. Algo tan elemental como la dinámica en las comunicaciones pueden perjudicar la operación del equipo.
Para lograr que su gente aproveche todas las ventajas de esta modalidad laboral, los coordinadores pueden establecer pautas de trabajo y ayudar a los miembros del equipo con mejores prácticas de organización.
A continuación compartimos algunas recomendaciones.
Organizar el espacio
Para quienes trabajan en forma remota es esencial poder contar con un espacio exclusivamente dedicado a su actividad. Lo ideal es que sea una habitación, pero también puede ser un lugar puntual de la casa; un escritorio con todo lo necesario basta para delimitar el ambiente de trabajo, y minimiza los “cruces” con la vida personal.
- El espacio elegido debe permanecer ordenado para evitar demoras innecesarias y optimizar el tiempo.
- También debe estar lo más libre posible de distracciones indeseadas. Aislarse del entorno y sus estímulos contribuye a mantener la productividad.
Organizar el tiempo
El trabajo remoto da cierta flexibilidad horaria, pero es necesario tener pautas claras sobre cómo gestionar el tiempo laboral. Por ejemplo:
- Cronometrar el tiempo de trabajo para cumplir con un número determinado de horas.
- Comenzar y terminar todos los días a una misma hora.
- Notificar al equipo si se estará ausente en algún horario puntual.
Estar disponible durante la jornada habitual del resto del equipo facilita la dinámica y los intercambios. Además, establecer una jornada ayuda a evitar que el horario de trabajo se dilate imperceptiblemente, y permite organizar mejor las tareas.
Organizar los recursos
Los recursos y herramientas necesarios para el trabajo deben estar siempre a disposición. Ya sean físicos (notebook, teléfono, escritorio) o virtuales (software, accesos y permisos, etc.). Esto reduce la posibilidad de que surjan imprevistos que puedan dificultar el normal desarrollo de las tareas.
- Procurar que los recursos físicos estén en condiciones y tengan las características adecuadas para el trabajo.
- Si se va a viajar, es esencial asegurarse de que podremos contar con todo lo necesario en el lugar de destino.
- Elegir herramientas de software adecuadas (WhatsApp, Mail, Skype, Slack, etc.) para facilitar la comunicación con el resto del equipo.
- Trabajar “en la nube” facilita el acceso a los datos desde más de una ubicación, y a través de distintos dispositivos. Esto garantiza el acceso en caso de que falle la computadora o haya algún imprevisto.
Organización psicológica
Cuando se trabaja a distancia, la falta de contacto personal pueden afectar el estado anímico, la predisposición o el compromiso de la persona. Estos efectos psicológicos adversos pueden minimizarse siguiendo algunas pautas esenciales:
- Vestirse “para salir”. Aunque al principio parezca irrelevante, vestirse en forma adecuada ayuda a separar de forma más clara el horario laboral del personal.
- Interactuar regularmente con el resto del equipo y mostrarse como disponible durante las horas laborales. El intercambio espontáneo con los otros ayuda a que el trabajador remoto se sienta parte del grupo, y esté siempre al tanto de lo que sucede en la empresa.
- Usar una plataforma de gestión para organizar las tareas que sirva como “lugar de trabajo” virtual, una preferentemente compartida por el resto del equipo. Esto no sólo ayuda a organizar los proyectos y acciones durante la jornada laboral, sino que además permite ver qué hacen otros miembros del equipo, estimula los intercambios, y actúa como ancla en un entorno digital siempre cambiante.
La cohesión grupal
Si tomamos como ejemplo las distintas piezas que conforman una campaña de inbound marketing, todas ellas pueden ser ideadas y generadas sin ningún tipo de dificultad por un equipo que se encuentre trabajando en forma remota.
Sin embrago, dado que una pieza determinada, o bien el output de una tarea, pueden ser el input para otra, la cohesión interna del equipo debe ser tal que permita un flujo constante de información entre todos los integrantes y habilite a que cada uno de ellos ejecute su parte en el proceso sin obstáculos.
La cohesión interna del equipo se afianza cuando se realizan reuniones o encuentros periódicos. Teniendo en cuenta la agenda y posibilidades de cada integrante del equipo, es recomendable organizar videoconferencias para intercambiar opiniones, actualizar la evolución de los trabajos, plantear necesidades, o proponer nuevas ideas, entra otras.
Obviamente, no todo amerita una reunión, y tampoco sería eficiente trabajar de esa forma. Las plataformas de comunicación en tiempo real como Google Hangouts, WhatsApp o Skype son una opción excelente para evitar las constantes reuniones.
Consideraciones finales
Allá por Abril del 2015, en un aeropuerto al norte de Suecia, aterrizaba el primer avión con control de tráfico aéreo remoto. Su torre de control no estaba en el propio aeropuerto, sino en otra ciudad a más de 160 kilómetros de distancia.
Hoy, el control de tráfico aéreo remoto se ha extendido y es una realidad en varios lugares alrededor del mundo. Las claves para su implementación segura no son otras que una gestión precisa y tecnología adecuada, lo mismo que se necesita para cualquier otra actividad. La distancia es cada vez menos un problema.
Con el paso del tiempo, y experimentando en el uso de diferentes alternativas y herramientas, es posible llegar a una combinación óptima que se ajuste a las particularidades de cada actividad y de cada colaborador. En marketing, esa combinación suele pasar por una computadora, una conexión a internet y algunas herramientas de software determinadas.
Por supuesto, la responsabilidad y el compromiso de cada uno de los integrantes de un equipo son características esenciales para que este modelo de gestión funcione, y es en ellas donde encontraremos los mayores desafíos de la coordinación.
